Réussir le déménagement de votre entreprise : Guide pratique.

Changer de locaux professionnels est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un besoin de surface, d’une réorganisation stratégique ou d’un changement géographique, ce moment charnière doit être anticipé avec soin.

La réussite d’un emménagement dans de nouveaux bureaux repose sur une gestion rigoureuse tant au niveau logistique que juridique. En particulier, il est crucial de respecter le délai de préavis et de prendre en compte les spécificités du bail commercial ou de la location meublée. La résiliation du bail doit être réalisée en bonne et due forme, selon les règles prévues par la loi ALUR, et ce, avant la fin du contrat.

Les loyers et charges locatives doivent également être pris en compte lors de l'évaluation des nouvelles conditions. De plus, des états des lieux d’entrée et de sortie sont indispensables pour garantir une bonne transition et éviter toute contestation, notamment en cas de caution ou d’impayés.

Voici un guide complet pour vous aider à résilier votre bail et organiser le déménagement de votre entreprise en toute sérénité, sans mauvaises surprises.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Déménager son entreprise implique une organisation sans faille. Un déménagement ne s’improvise pas. Il faut prévoir un calendrier clair et structuré pour maîtriser les coûts, limiter les perturbations de l’activité, et respecter les obligations du bail commercial. Voici un exemple applicable de calendrier de déménagement pour une entreprise.

Déménagement d’entreprise : 6 mois avant le jour J

• Fixez une échéance précise pour le déménagement.

• Rédigez un cahier des charges incluant le budget, la logistique, le matériel à conserver ou à céder, et la gestion des archives.

• Si vous êtes preneur dans un contrat de bail, vous devez donner congé au bailleur en respectant le préavis prévu, souvent par lettre recommandée avec accusé de réception ou acte d’huissier.

• Analysez les clauses du bail en cours (comme la tacite reconduction, la durée du bail, ou les conditions de résiliation) pour éviter les litiges.

• Envisagez la suite : renouvellement du bail, cession, sous-location, ou signature d’un nouveau contrat.

• Prévenez les ressources humaines pour traiter les éventuels refus de mobilité des salariés.

Changer de locaux professionnels est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un besoin de surface, d’une réorganisation stratégique ou d’un changement géographique, ce moment charnière doit être minutieusement anticipé.

La réussite d’un emménagement dans de nouveaux bureaux repose sur une gestion rigoureuse, tant logistique que juridique. Voici un guide complet pour préparer, organiser et réussir le déménagement d’entreprise, sans accroc

Déménagement d’une société : 3 mois avant le jour J

L’heure est à considérer les différentes solutions de déménagement qui s’offrent à vous. Il faut étudier le marché en sollicitant plusieurs devis de déménagement auprès de professionnels. Nous vous proposons d’ailleurs de faire un premier travail à votre place. Comment ? En sélectionnant les devis de déménageurs pour entreprises les plus attractifs du marché selon votre budget et vos besoins.

• Vous devez répartir les rôles de chacun, en nommant par exemple un responsable en interne, qui supervise le déménagement de l’entreprise à Lyon ou le déménagement de l’entreprise à Marseille. C’est le moment d’officialiser le départ de vos bureaux et de vos locaux à vos salariés, en premier lieu les représentants du personnel.
  En respectant ce délai de prévenance du déménagement de l’entreprise, vous impliquez les salariés dans le processus. Vous faites remonter leurs questionnements, leurs avis et leurs suggestions, ce qui peut servir à la réflexion globale sur la nouvelle organisation.
• Concluez cette période de trois mois précédent la date fatidique en effectuant un état des lieux. L’objectif est de relever tous les travaux à engager avant la fin du bail. C’est enfin la période de communication du déménagement de l’entreprise auprès des clients et fournisseurs.
• Comparez les devis des sociétés spécialisées dans le déménagement d’entreprise.
• Désignez un responsable interne chargé de piloter l’opération.
• Démarrez la communication externe : prévenez clients, prestataires, et fournisseurs.

Déménager son entreprise : 1 mois avant le jour J

• Lancez les travaux nécessaires dans les locaux loués (réparations locatives ou de remise en état).
• Faites le tri dans les affaires professionnelles et sélectionnez celles qui suivent dans des cartons de déménagement, et celles qui doivent être jetées, amenées en déchetterie, voire revendues. Même opération au niveau des documents et des archives.
• Programmez également une visite pour présenter aux employés leur nouveau lieu de travail encore vide. Evoquez le planning des travaux encore en cours ou à effectuer d’ici au jour du déménagement.
• Contactez les organismes administratifs (URSSAF, CPAM, impôts, etc.) pour leur signaler le changement d’adresse.
• Enfin, il faut joindre les divers organismes administratifs pour informer de votre changement d’adresse (Urssaf, caisses de retraite, Sécurité sociale, préfecture, etc.).

Quelques jours avant le déménagement d’entreprise

L’heure est aux derniers préparatifs et à l’information de vos collaborateurs afin de leur expliquer le déroulé des opérations.

• Contactez la société de déménagement professionnel choisie pour régler les ultimes détails, notamment les horaires.
• Pensez à choisir aussi une entreprise de nettoyage pour vos anciens locaux. Le cas échéant, veillez à trouver un prestataire spécialisé dans les inventaires de parc informatique. Son rôle est de prévoir la migration de tout le matériel d’un lieu à l’autre.
• Il est possible que le déménageur d’entreprise propose ce service dans la prestation globale. Pensez alors à comparer les devis de déménagement sur ce point précis, pour disposer du meilleur rapport qualité du service/prix du déménageur. Un jour avant le départ, chaque collaborateur doit finaliser ses cartons de déménagement.
• N’oubliez pas de transmettre la nouvelle adresse à vos interlocuteurs (clients, prestataires de services, fournisseurs, etc.) et de changer vos cartes de visite. L’occasion de revoir votre plateforme de marque pour votre communication (logo, signature, codes couleurs, polices d’écriture, etc.).

Jour J du déménagement de l’entreprise

C’est le grand jour. Les équipes de la société de déménagement transportent le volume de vos affaires dans vos nouveaux locaux. La logistique tourne à plein régime entre les lieux de stockage et la répartition des affaires, du matériel et des machines. Sans compter le cas spécifique et souvent délicat du parc informatique !
C’est aussi le moment d’identifier d’éventuels problèmes qui ont pu survenir durant le transfert. Il est recommandé de faire remonter les doléances de chacun vers un responsable en charge de centraliser tous les soucis potentiels. Laissez passer quelques jours pour faire un bilan des opérations et de la résolution de tous les tracas.
Ecoutez aussi les remontées de terrain des collaborateurs pour optimiser l’aménagement du nouveau lieu de travail. Et pour fêter la fin de ce grand chamboulement, organisez un événement d’entreprise pour l’inauguration officielle des nouveaux bureaux en convoquant salariés, clients et prestataires.

Pourquoi les entreprises déménagent-elles ?

Déménager pour une entreprise n’est évidemment pas anodin. Cette opération consomme du temps de travail et mobilise de l’énergie pour les collaborateurs. C’est également une opération qui coûte de l’argent. La décision d’un déménagement doit être motivée pour le chef d’entreprise.

Soit le dirigeant n’a pas le choix, car le propriétaire des locaux souhaite récupérer ses biens immobiliers. Le paiement du loyer qui devient trop élevé par rapport aux rentrées d’argent, ou encore une augmentation du loyer injustifiée.
D’autres choisissent de quitter un local loué pour signer un nouveau bail dans un emplacement stratégique ou plus économique.
Il peut s’agir aussi d’une réorganisation liée à la vente du fonds de commerce ou à la transmission du droit au bail, par exemple lors d’une cession d’activité ou d’une fusion.

Dans ce cas, le déménagement s’impose à l’entreprise. Soit le dirigeant estime que changer de locaux devient une priorité pour l’organisation ou la pérennité de sa société. Dans ce cas, il doit anticiper.
On peut lister les raisons récurrentes qui incitent les entreprises à déménager :

• le manque de place dans les locaux actuels, suite à une activité florissante qui nécessite plus de superficie en mètres carrés pour embaucher de nouveaux collaborateurs ou pour stocker du matériel et des marchandises ;
• le surplus de place dans les locaux actuels trop grands suite à une chute d’activité qui entraine la réduction des effectifs ou l’inexploitation des mètres carrés vides ;
• le montant du loyer qui devient trop élevé par rapport aux rentrées d’argent ;
• le montant du loyer plus abordable ailleurs (dans un autre quartier, une autre ville, une autre région, voire un autre pays) qui permet d’alléger le budget et de dégager des marges de manœuvre financière à réinvestir ;
• l’évolution de l’entreprise qui fusionne avec une autre, impliquant la migration vers les bureaux de celle-ci ;
• la décision du chef d’entreprise de se rapprocher d’une ville ou d’une région lui convenant mieux personnellement (changement familial, vie dans un cadre à la campagne, etc.) ou professionnellement (plus grande proximité géographique avec ses clients ou ses consommateurs, réduction des coûts d’approvisionnement, rapprochement d’un nœud autoroutier, ferroviaire ou portuaire, etc.).
  En énumérant les raisons qui poussent une entreprise à déménager, on se rend bien compte que c’est un passage presque obligatoire dans la vie d’une société !

Déménagement de l’entreprise et bail commercial : les points clés

Parmi les formalités de déménagement d’une entreprise, la gestion du contrat locatif de l’artisan, du commerçant, ou de l’industriel auprès du propriétaire des locaux est essentielle. Le bail commercial est réglementé par la loi Pinel et le Code du Commerce (article L.145-1) pour faciliter les échanges entre les deux parties. Attention, l’immeuble en question doit être le lieu où l’activité du l’entreprise qui déménage se déroule.

• Le contrat de bail commercial régit la relation entre bailleurs et locataires (entreprises, commerçants, artisans). Quelques points clés :

Le contrat de location (souvent un bail professionnel ou un bail de location sous forme de baux commerciaux) régit les relations entre le bailleur et le locataire.

Selon le Code de commerce, la signature du bail engage les deux parties sur une durée minimale de 9 ans, avec possibilité de résilier tous les 3 ans (bail 3/6/9).

En cas de résiliation anticipée non prévue contractuellement, une conciliation ou une sortie amiable peut être envisagée.

Le dépôt de garantie, le montant des charges locatives, et la répartition des travaux doivent être bien encadrés dès le départ.

Si le bail est reconduit tacitement, il convient de vérifier si une clause résolutoire ou un droit de préemption a été inclus.

Attention : le local doit être destiné à une activité professionnelle. Le bail d’habitation, la location vide ou meublée, ou la résidence principale sont régis par d’autres législations.

Déménager une entreprise est un projet complexe, qui implique à la fois logistique, RH, juridique et communication.

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