Déménagement entreprise : comment bien s’organiser ?

Changer de locaux pour une société est une étape qui arrive tôt ou tard. La gestion du déménagement de l’entreprise doit se préparer plusieurs mois en amont pour anticiper les nombreuses éléments à prendre en compte.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Déménager son entreprise implique une organisation sans faille. Rien de mieux pour réussir cette lourde opération de transfert des bureaux d’un lieu à un autre que de programmer à l’avance toutes les étapes à suivre. Voici un exemple applicable de calendrier de déménagement pour une entreprise.

Déménagement d’entreprise : 6 mois avant le jour J

Vous devez arrêter une date pour le déménagement. Il faut commencer à rédiger un cahier des charges détaillé pour ne rien oublier et tout budgéter. L’idée est de se projeter dans les futurs bureaux ou locaux, ce qui permet de faire un premier tri dans les objets et le matériel à déménager.
Toujours six mois avant le départ des locaux actuels, pensez à remettre votre préavis à votre bailleur. Enfin, voyez avec les ressources humaines les contrats de travail de vos employés, afin d’anticiper les départs de ceux qui refuseraient de travailler ailleurs (si votre entreprise déménage de Paris vers une autre région par exemple).

Déménagement d’une société : 3 mois avant le jour J

L’heure est à considérer les différentes solutions de déménagement qui s’offrent à vous. Il faut étudier le marché en sollicitant plusieurs devis de déménagement auprès de professionnels. Nous vous proposons d’ailleurs de faire un premier travail à votre place. Comment ? En sélectionnant les devis de déménageurs pour entreprises les plus attractifs du marché selon votre budget et vos besoins.
Vous devez répartir les rôles de chacun, en nommant par exemple un responsable en interne, qui supervise le déménagement de l’entreprise à Lyon ou le déménagement de l’entreprise à Marseille. C’est le moment d’officialiser le départ de vos bureaux et de vos locaux à vos salariés, en premier lieu les représentants du personnel.
En respectant ce délai de prévenance du déménagement de l’entreprise, vous impliquez les salariés dans le processus. Vous faites remonter leurs questionnements, leurs avis et leurs suggestions, ce qui peut servir à la réflexion globale sur la nouvelle organisation.
Concluez cette période de trois mois précédent la date fatidique en effectuant un état des lieux. L’objectif est de relever tous les travaux à engager avant de quitter ses locaux. C’est enfin la période de communication du déménagement de l’entreprise auprès des clients et fournisseurs.

Déménager son entreprise : 1 mois avant le jour J

Dans les locaux actuels, profitez de cette période pour réaliser les travaux de rénovation. Faites le tri dans les affaires professionnelles et sélectionnez celles qui suivent dans des cartons de déménagement, et celles qui doivent être jetées, amenées en déchetterie, voire revendues. Même opération au niveau des documents et des archives.
Programmez également une visite pour présenter aux employés leur nouveau lieu de travail encore vide. Evoquez le planning des travaux encore en cours ou à effectuer d’ici au jour du déménagement.
Contactez les services concernés pour l’installation des lignes internet et de téléphonie, histoire d’être rapidement opérationnel et ne pas vous retrouver au chômage technique. Enfin, il faut joindre les divers organismes administratifs pour informer de votre changement d’adresse (Urssaf, caisses de retraite, Sécurité sociale, préfecture, etc.).

Quelques jours avant le déménagement d’entreprise

L’heure est aux derniers préparatifs et à l’information de vos collaborateurs afin de leur expliquer le déroulé des opérations. Contactez la société de déménagement professionnel choisie pour régler les ultimes détails, notamment les horaires.
Pensez à choisir aussi une entreprise de nettoyage pour vos anciens locaux. Le cas échéant, veillez à trouver un prestataire spécialisé dans les inventaires de parc informatique. Son rôle est de prévoir la migration de tout le matériel d’un lieu à l’autre.
Il est possible que le déménageur d’entreprise propose ce service dans la prestation globale. Pensez alors à comparer les devis de déménagement sur ce point précis, pour disposer du meilleur rapport qualité du service/prix du déménageur. Un jour avant le départ, chaque collaborateur doit finaliser ses cartons de déménagement.
N’oubliez pas de transmettre la nouvelle adresse à vos interlocuteurs (clients, prestataires de services, fournisseurs, etc.) et de changer vos cartes de visite. L’occasion de revoir votre plateforme de marque pour votre communication (logo, signature, codes couleurs, polices d’écriture, etc.).

Jour J du déménagement de l’entreprise

C’est le grand jour. Les équipes de la société de déménagement transportent le volume de vos affaires dans vos nouveaux locaux. La logistique tourne à plein régime entre les lieux de stockage et la répartition des affaires, du matériel et des machines. Sans compter le cas spécifique et souvent délicat du parc informatique !
C’est aussi le moment d’identifier d’éventuels problèmes qui ont pu survenir durant le transfert. Il est recommandé de faire remonter les doléances de chacun vers un responsable en charge de centraliser tous les soucis potentiels. Laissez passer quelques jours pour faire un bilan des opérations et de la résolution de tous les tracas.
Ecoutez aussi les remontées de terrain des collaborateurs pour optimiser l’aménagement du nouveau lieu de travail. Et pour fêter la fin de ce grand chamboulement, organisez un événement d’entreprise pour l’inauguration officielle des nouveaux bureaux en convoquant salariés, clients et prestataires.

Pourquoi les entreprises déménagent-elles ?

Déménager pour une entreprise n’est évidemment pas anodin. Cette opération consomme du temps de travail et mobilise de l’énergie pour les collaborateurs. C’est également une opération qui coûte de l’argent. La décision d’un déménagement doit être motivée pour le chef d’entreprise.
Soit le dirigeant n’a pas le choix, car le propriétaire des locaux souhaite récupérer ses biens immobiliers. Dans ce cas, le déménagement s’impose à l’entreprise. Soit le dirigeant estime que changer de locaux devient une priorité pour l’organisation ou la pérennité de sa société. Dans ce cas, il doit anticiper.
On peut lister les raisons récurrentes qui incitent les entreprises à déménager :

• le manque de place dans les locaux actuels, suite à une activité florissante qui nécessite plus de superficie en mètres carrés pour embaucher de nouveaux collaborateurs ou pour stocker du matériel et des marchandises ;
• le surplus de place dans les locaux actuels trop grands suite à une chute d’activité qui entraine la réduction des effectifs ou l’inexploitation des mètres carrés vides ;
• le montant du loyer qui devient trop élevé par rapport aux rentrées d’argent ;
• le montant du loyer plus abordable ailleurs (dans un autre quartier, une autre ville, une autre région, voire un autre pays) qui permet d’alléger le budget et de dégager des marges de manœuvre financière à réinvestir ;
• l’évolution de l’entreprise qui fusionne avec une autre, impliquant la migration vers les bureaux de celle-ci ;
• la décision du chef d’entreprise de se rapprocher d’une ville ou d’une région lui convenant mieux personnellement (changement familial, vie dans un cadre à la campagne, etc.) ou professionnellement (plus grande proximité géographique avec ses clients ou ses consommateurs, réduction des coûts d’approvisionnement, rapprochement d’un nœud autoroutier, ferroviaire ou portuaire, etc.).
  En énumérant les raisons qui poussent une entreprise à déménager, on se rend bien compte que c’est un passage presque obligatoire dans la vie d’une société !

Déménagement de l’entreprise et bail commercial : les points clés

Parmi les formalités de déménagement d’une entreprise, la gestion du contrat locatif de l’artisan, du commerçant, ou de l’industriel auprès du propriétaire des locaux est essentielle. Le bail commercial est réglementé par la loi Pinel et le Code du Commerce (article L.145-1) pour faciliter les échanges entre les deux parties. Attention, l’immeuble en question doit être le lieu où l’activité du l’entreprise qui déménage se déroule.

• La durée du bail commercial : La durée minimale des baux commerciaux est de 9 ans. Le locataire peut toutefois résilier son contrat tous les trois ans. C’est pour cela qu’il est également nommé bail commercial 3/6/9. La durée de contrat peut être allongée, ce qui implique alors des changements de réglementation. Elle peut enfin être inférieure à trois ans sur demande dérogatoire, même si se pose, ici, le problème de visibilité de l’activité.
• Le loyer et sa révision :Libre, le loyer dépend du résultat des négociations entre les deux parties. S’applique en revanche un plafonnement du loyer du bail commercial lors de son renouvellement : une hausse doit être inférieure à 10% d’une année sur l’autre. Lors de la révision triennale, le loyer s’indexe soit sur les indices de l’INSEE, soit sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.
  Les charges locatives : Une entreprise qui déménage doit bien comprendre quelle sont les charges locatives qui lui incombent avant de signer son nouveau bail commercial. Pour aider le locataire, la législation exige désormais qu’une liste des charges et des réparations locatives soit présente en annexe du contrat. Ce qu’il faut retenir, c’est que l’entreprise qui loue l’immeuble ne paye pas les gros travaux.
• Cession, sous-location et résiliation du bail : Le déménagement d’une entreprise peut faire suite à une cession du bail commercial. Celle-ci a la possibilité de tout céder ou de ne céder que son droit au bail (élément du fonds de commerce). Autre opportunité : la sous-location. Le propriétaire, averti par lettre recommandée, doit obligatoirement donner son aval pour validation. Enfin, le départ d’une société peut suivre une résiliation du bail commercial à l’amiable ou suite à un contentieux.

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